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Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
des Junior Scientist and International Researcher Centers (JUNO)

Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (im Folgenden HHU) für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 der Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden DSGVO) nach.
Ergänzende Informationen sind der Datenschutzerklärung der HHU zu entnehmen (https://www.uni-duesseldorf.de/home/footer/datenschutz.html ).
Hinsichtlich der verwendeten Begriffe „Personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der DSGVO verwiesen.

1. Kontaktdaten
Verantwortlich für die Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten sowie von Audio-/Bild- und Videoaufnahmen (im Folgenden Aufnahmematerial) ist die HHU, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Rektorin Prof. Dr. Anja Steinbeck vertreten.

1.1. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
Tel.: 0211 81 10000
www.uni-duesseldorf.de

1.2. Ansprechpartner für die Datenverarbeitung in JUNO
Dr. Uta Brunner
Junior Scientist and International Researcher Center (JUNO)
Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Universitätsstr. 1, Geb.16.11.00 Raum 48
D - 40225 Düsseldorf
Tel: +49 (0)211-81-13564
E-Mail: uta.brunner (at) hhu.de

1.3. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Die behördliche Datenschutzbeauftragte der HHU erreichen Sie postalisch unter oben angegebener Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:
E-Mail: 
Tel.: 0211 81 13060
www.hhu.de/datenschutz

2. Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen bei JUNO sowie zu den Zwecken der Verarbeitung
Im Rahmen der Organisation und der Durchführung von Workshops und Veranstaltungen durch JUNO werden zu verschiedenen Zwecken personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet.

Verarbeitung personenbezogener Daten von Teilnehmer:innen:

  1. Wenn Sie an einer Veranstaltung teilnehmen, erfassen wir Ihre personenbezogenen Daten zur Organisation der Veranstaltung.
    Bei der Anmeldung werden von Ihnen Titel, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse , Institut / Fachabteilung und Institutsadresse sowie IP-Adresse und Zeitpunkt der Anmeldung gespeichert. Diese Daten erfassen wir, um Ihnen alle für die Teilnahme an der Veranstaltung erforderlichen Informationen zu übermitteln sowie für die interne Organisation unserer Veranstaltung und die Abrechnung der Veranstaltung. Nach Abschluss der Veranstaltung erhalten Sie eine personalisierte (Titel, Vorname, Name) Teilnahmebescheinigung. Zu Verwaltungszwecken der Daten nutzen wir die Hochschulcloud sciebo.
  2. Für die Durchführung der virtuellen Veranstaltungen nutzen wir das Videokonferenzsystem der Firma Cisco (Webex) bzw. alternativ der Firma Zoom. Bei deren Nutzung werden personenbezogene Daten von Ihnen (Sprache, Bild und Ihr Name, den Sie bei der Anmeldung angegeben haben) durch diese Software verarbeitet. Darüber hinaus werden weitere Daten von Ihnen gespeichert die technisch notwendig für die Durchführung der Videokonferenz sind. Genaueres können Sie der Datenschutzerklärung zu Webex von Cisco https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html bzw. Zoom https://zoom.us/de-de/privacy.html entnehmen.
  3. Wir führen Ihren Vornamen, Namen und Institut / Fachabteilung in einer Teilnehmerliste. Für Online-Veranstaltungen geben wir der/dem Dozent:in auch Ihre E-Mail Adresse weiter. Im Falle einer technischen Störung können Sie so von der/dem Dozent:in kontaktiert werden.
  4. Unsere Veranstaltungen werden über das System Evasys evaluiert. Dazu werden Sie per E-Mail kontaktiert und erhalten einen personalisierten Link zur Evaluierung mit EvaSys. Die Datenschutzinformationen zu Evasys finden Sie hier.
  5. Für statistische Zwecke werten wir Ihre Daten anonymisiert aus.

Verarbeitung personenbezogener Daten von Dozent:innen

         6. Wenn wir Sie als Dozent:in zu der Veranstaltung eingeladen haben, verarbeiten wir Ihre Daten bei Ihrer Zustimmung wie folgt: 

  • Wir nehmen Ihren Titel, Vor- und Nachnamen in das Programm auf.
  • Das Programm sowie die Programminhalte der Veranstaltung werden über den Internet-Auftritt der HHU veröffentlicht.

Anmeldung zum JUNO Newsletter:

Wenn Sie sich für unseren Newsletter angemeldet haben, erfassen wir Ihren Titel, Vornamen, Nachnamen, E-Mail-Adresse , Ausbildungsstatus, Institut / Fachabteilung, Institutsadresse Fakultätszugehörigkeit gespeichert. Darüber hinaus werden Ihre Nationalität und Ihre voraussichtliche Aufenthaltsdauer an der HHU für die Verarbeitung im Welcome Center von JUNO erfasst (LINK/Verweis)

 

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung der personenbezogenen Daten und der Anfertigung und Veröffentlichung des Aufnahmematerials bei virtuellen Veranstaltungen
Die Erhebung personenbezogener Daten zu den angegebenen Zwecken basiert auf einer ausdrücklichen oder konkludenten Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a. DSGVO.  

Bei der Anmeldung zu Veranstaltungen drücken Sie mit dem Einschalten des Buttons „Ich stimme zu“ ausdrücklich Ihre Einwilligung an der Teilnahme und der damit einhergehenden Verarbeitung Ihrer Daten aus. Der Umfang der Teilnahme an der Veranstaltung obliegt Ihrem Ermessen.

Bei virtuellen Veranstaltungen willigen Sie mit dem Einschalten der Kamera bzw. Ihres Mikrofons konkludent ein, dass Ihre Sprache und Ihre Bilder während der Veranstaltung von Ihnen verarbeitet werden. Sie können freiwillig Angaben im Chat machen. Die Teilnahme an der Veranstaltung sowie das Einschalten der Kamera und des Mikrofons erfolgen freiwillig. Es entstehen Ihnen keine Nachteile, falls Sie diese Teilnahmeformen nicht wählen.

Die Rechtsgrundlage für die Abrechnungsdaten für Teilnehmende der Medizinischen Fakultät ist Artikel 6 Absatz 1 lit c DSGVO in Verbindung mit dem HGB/AO.

4. Übermittlung personenbezogener Daten
Ihre personenbezogenen Daten, die von der HHU für die genannten Zwecke verarbeitet werden, übermitteln wir nicht an Dritte mit Ausnahme der unter 2.2 genannten Daten, die an den Betreiber der genannten Videoplattform weitergegeben werden.

Zur Abrechnung der Teilnahmekosten von Wissenschaftler:innen aus der Medizinischen Fakultät reichen wir die von Ihnen unter 2.1. genannten Daten an die Medizinische Fakultät weiter, um zu dokumentieren, dass die jeweiligen Personen an der Veranstaltung teilgenommen haben.

Wir weisen darauf hin, dass die IT-Abteilungen bzw. ein Dienstleister im Rahmen von Pflege- und Wartungsarbeiten möglicherweise Zugriff haben.

Bei der Plattform der Videokonferenz handelt es sich um Webex bzw. analog ZOOM.  Diese Unternehmen haben Zugriff auf Ihre Daten. Da es sich um amerikanische Firmen handelt, besteht kein der EU entsprechendes angemessenes Schutzniveau. Ergänzende Informationen sind der Datenschutz-Policy von Cisco https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html bzw. von ZOOM https://zoom.us/de-de/privacy.html zu entnehmen.

5. Dauer der Verarbeitung/Datenlöschung
Ihre personenbezogenen Daten werden 2 Jahre nach Ende der Veranstaltung gelöscht. Sie werden vorher gelöscht, wenn Sie Ihre Einwillig widerrufen. Ausgenommen sind die unter Zweck 2.1 genannten Daten, die zu Abrechnungszwecken 10 Jahre aufbewahrt werden müssen.

6. Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

  • das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO). Es gelten die Einschränkungen nach § 12 DSG NRW;
  • das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);
  • das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO. Es gelten die Einschränkungen nach § 10 DSG NRW;
  • das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
  • das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO;
  • das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO). Die für die HHU zuständige Aufsichtsbehörde ist der
Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: 
Wir wären Ihnen allerdings dankbar, dass Sie – bevor Sie sich mit Ihrem Anliegen an die Aufsichtsbehörde wenden – mit unserer Datenschutzbeauftragten Kontakt aufnehmen würden, siehe Ziffer 1.3. Wir werden versuchen, Ihrem Anliegen gerecht zu werden.

7. Gültigkeit dieser Datenschutzhinweise
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzhinweise gelten in der jeweils zuletzt durch die HHU veröffentlichten Fassung.

Stand Mai 2021

Verantwortlichkeit: